1. Vorwort
Dieser Leitfaden ist als Hilfe und Orientierung für Veranstalter von Konzerten mit
dem Rotary-Orchester Deutschland gedacht. Es ersetzt nicht den engen
persönlichen Kontakt zwischen Veranstalter und Orchester, welches in allen
Belangen durch den Vorstand vertreten wird. Eine weitere Informationshilfe ist
auch unsere Internetseite, die Sie unter www.rotaryorchester.de finden.
2. Einladung des Orchesters
Die Einladung durch einen veranstaltenden Rotary Club (Veranstalter) erfolgt
durch den jeweiligen Präsidenten in schriftlicher Form und hat für Club und
Orchester verbindlichen Charakter. Da zwischen der förmlichen Einladung und dem
Konzert oft mehrere Jahre liegen können, benennt der veranstaltende Club einen
Projektbeauftragten, der unabhängig vom Wechsel der Club-Vorstände
durchgehend Verbindung zum Vorstand des Orchesters hält. Die mit der Einladung
geschlossene Vereinbarung kann nicht einseitig aufgekündigt oder geändert
werden.
Sollte ein Konzert außer im Fall höherer Gewalt vom Veranstalter abgesagt werden
müssen, hat dies bis spätestens Ende November des Vorjahres zu erfolgen. Im Fall
einer später erfolgenden Absage hat der Veranstalter für die im Zusammenhang
mit dem geplanten Konzert bei dem Orchester bereits entstandenen
Verbindlichkeiten einzustehen.
3. Zeit und Anzahl der Konzerte
Das Orchester tritt jährlich im Frühjahr (Mai/Juni) und im Herbst
(Oktober/November) zusammen. Das Orchester besteht aus 60-70 Musikern.
Das Rotary-Orchester tritt daneben einmal im Jahr in kleinerer Formation, dem
Kammerorchester mit 35-40 Musikern, auf. Diese Formation ist vor allem für
kleinere Städte geeignet, die nicht über große Veranstaltungssäle verfügen.
Das Orchester reist am Dienstagabend an und beginnt am Mittwoch mit den
Proben. Das erste Konzert findet am Samstagabend statt.
Nach Möglichkeit ist immer ein zweites Konzert (Sonntagvormittag) einzuplanen,
welches mit dem gleichen Konzertprogramm an einem nahegelegenen anderen Ort
stattfinden sollte. Die optimale Entfernung liegt hier bei 50 – 100 km, damit die
gastgebenden Clubs nicht um die gleichen Zuschauer werben.
4. Kosten
Das Orchester trägt seine Kosten für An- und Abreise, Unterbringung, Verpflegung
sowie Gagen für Dirigenten, Solisten und Aushilfen selbst.
Eine Spende des gastgebenden Clubs in Höhe von 500,00 Euro pro Konzert zur
Finanzierung erstklassiger Solisten und Förderung der Jugendarbeit im Orchester
ist wünschenswert.
Darüber hinaus freuen wir uns über eine Einladung des veranstaltenden Clubs an
einem der Vorabende oder besser noch im Anschluss an das Samstag-Konzert,
wobei meist einige mitreisende Angehörige (10-15 Personen) mitkommen.
5. Verwendung der Einnahmen
Die veranstaltenden Clubs sollten sich unbedingt frühzeitig auf ein wirkungsvolles
Gemeindienstprojekt einigen und sich damit in jeder Weise identifizieren, um
Sponsoren zu gewinnen und eine gute Grundlage für ein „volles Haus“ zu schaffen.
Die Einnahmen kommen -abzüglich der vom Veranstalter zu tragenden Kosten für
den Saal, Druck von Einladungen, Plakaten, Programmen, GEMA-Gebühren
(selten)- grundsätzlich in voller Höhe dem Projekt zugute. Sie resultieren aus
Spenden und Eintrittsgeldern.
6. Wahl des Veranstaltungsortes
Das Orchester umfasst in Abhängigkeit vom jeweiligen Programm etwa 60-70
Musiker und benötigt entsprechend Raum. Als Mindestplatz auf der Bühne pro
Musiker rechnet man 1,5 qm, besser sind 2 qm, insbesondere wenn die Bühne
nicht gut aufgeteilt ist (z.B. nicht über eine ausreichende Tiefe verfügt). Als
Anhaltspunkt: Die ideale Bühnengröße für ein Orchester mit 70 Musikern beträgt
14m x 10m.
Der Raum sollte über gute akustische Bedingungen verfügen. Außerdem sollte die
Temperatur im Konzertraum während der Proben und des Konzertes mindestens
18° C betragen.
7. Werbung
Mit der Werbung für die Veranstaltung(en) kann nicht früh genug begonnen
werden.
Nachbar- und Patenclubs sollten immer frühzeitig und umfassend informiert und
in die eigenen Bemühungen einbezogen werden. Das persönliche Werben aller
Clubfreunde für den Besuch des Konzertes ist nach unserer Erfahrung einer zu
groß angelegten Werbekampagne überlegen.
8. Unterbringung des Orchesters und Probenraum
Erfahrungsgemäß werden 50 bis 60 Hotelzimmer benötigt. Diese werden vom
Orchester als Abrufkontingent reserviert. Der gastgebende Club ist in den
Buchungsvorgang selbst nicht involviert. Wir sind dennoch dankbar für die
Empfehlung geeignet erscheinender Quartiere und die Nutzung vorhandener
Kontakte vor Ort.
Die Unterbringung empfiehlt sich entweder in einem Hotel oder einer Akademie.
Sie sollte in jedem Fall geschlossen möglich sein und für ein EZ 80, für ein DZ 100
Euro, jeweils mit Frühstück, nicht überschreiten.
Sofern die Proben nicht im Konzertsaal stattfinden, sollte der Probenraum nicht zu
weit vom Wohnort des Orchesters entfernt sein. Auch hier ist ein der Größe des
Orchesters entsprechender Raum erforderlich, der gut ausgeleuchtet ist und in der
kühlen Jahreszeit auf 20° geheizt ist.
9. Proben
In der Regel probt das Orchester
Mittwoch: 10.00 – 13.00 Uhr und 16.00 – 19.00 Uhr
Donnerstag: 10.00 – 13.00 Uhr und 16.00 – 19.00 Uhr
Freitag: 10.00 – 13.00 Uhr und 16.00 – 21.30 Uhr
Samstag: 10.00 – 13.00 Uhr
Die Probe am Freitagnachmittag findet, wenn es passt, im Konzertsaal des
Sonntagkonzertes statt.
Die Generalprobe Samstagvormittag sollte möglichst im Konzertsaal stattfinden.
Steht der Konzertsaal für die Generalprobe nicht zur Verfügung, wäre dort eine
Probe am Donnerstag oder Freitag wünschenswert.
Eine Pausenversorgung mit Kaffee und Wasser wird dankbar angenommen.
Mittwoch bis Freitag ist von 13.30 – 15.30 Uhr für das Orchester Zeit, ein wenig
über Land und Leute zu erfahren. Gern werden Führungen rotarischer Freunde
durch die Stadt oder kulturelle Höhepunkte begrüßt.
Das in der Vergangenheit übliche Programm der gastgebenden Clubs für
Begleitpersonen ist bis auf weiteres ausgesetzt, da nur noch wenige Musiker eine
Begleitung mitbringen und die meisten Begleitpersonen erst zu den Konzerten
anreisen.
10. Konzert
Die Dauer der Konzerte beträgt einschließlich einer 20-minütigen Pause etwa zwei
Stunden. Schließt sich an das Konzert am Samstag eine Veranstaltung an,
empfiehlt sich ein nicht zu später Konzertbeginn, damit es für Gäste und Orchester
nicht zu spät wird.
Das Programm steht mindestens ein Jahr im Vorhinein fest und wird dem
Veranstalter zusammen mit den nötigen Informationen zur Gestaltung von
Einladungen und Programmheften mitgeteilt.
Die Redebeiträge des gastgebenden Clubs vor dem Konzert entfalten ihre höchste
Qualität, wenn sie kurzgehalten sind. Es ist eine schöne Geste, wenn dem Solisten
und dem Dirigenten am Ende des Konzerts ein hübscher Blumenstrauß überreicht
wird.
11. Präsenz-/Freikarten
Unsere rotarischen Freunde freuen sich über die Überreichung einer Präsenzkarte
durch den (die) einladenden Club(s). Für die mitreisenden Angehörigen ist
Ausgabe von Freikarten für die Konzerte üblich.
12. Instrumente und Aushilfen
Das Orchester führt Instrumente und Notenständer mit.
Der Veranstalter wird um folgende Unterstützung gebeten
– Konzertflügel, wenn ein Klavierkonzert im Programm ist
– Pauken und Schlagwerk je nach Bedarf
– Podeste für Bläser und Dirigenten
Für die Pauken (in der Regel werden zwei Konzertpauken benötigt) ist je nach
Absprache ein Instrumententransport einzuplanen, wenn Proben und Konzerte an
unterschiedlichen Orten stattfinden.
Da nicht immer alle Orchestermitglieder kommen können, sind wir regelmäßig auf
Aushilfen angewiesen. Soweit diese vor Ort gewonnen werden können, verbessert
dies unsere Kostensituation, da wir neben dem Honorar nicht auch noch die
Unterbringungskosten übernehmen müssen. Eine Unterstützung bei der Suche
durch den gastgebenden Club hat sich hier immer wieder als sehr hilfreich
erwiesen. Oft konnten dabei vorhandene Kontakte zu örtlichen Musikschulen oder
Musikhochschulen genutzt werden.
Nachwort
Lassen Sie sich nicht entmutigen. Ohne Frage ist ein solches Projekt auch für den
Veranstalter mit viel Arbeit verbunden. Da wir jedoch langfristig planen,
beschränkt sich die „Stressphase“ auf die letzten Wochen vor dem Ereignis, die
dann auf möglichst viele Schultern im Club verteilt sein sollte. Überdies stellen wir
unsere Erfahrungen mit der Vorbereitung und Durchführung von Konzerten auf
Wunsch gern zur Verfügung. Der Vorstand macht regelmäßig etwa ein Jahr vor
dem Konzert einen Besuch bei den einladenden Clubs, um mit allen
Verantwortlichen zu reden, noch erforderliche Abstimmungen durchzuführen und
sich ein persönliches Bild von den örtlichen Gegebenheiten zu machen
Wir, das Rotary-Orchester Deutschland, werden unser Bestes geben, die
Veranstaltung für alle zu einem vollen Erfolg werden zu lassen und vertrauen
darauf, in Ihnen gleichermaßen eingestellte Partner zu finden.
Georg Heine
Vorsitzender
